E-mail disclaimers algemeen & per gebruiker
Met Policy Patrol kunt u een algemene disclaimer gebruiken of disclaimers toevoegen voor specifieke gebruikers, gebruikersgroep, domeinen of zelfs LDAP query's.
Disclaimers per gebruiker
U kunt disclaimers configureren en toevoegen aan e-mails van specifieke gebruikers, gebruikersgroepen of domeinen. Tevens kunt u vanuit de Active Directory gegevens een specifieke disclaimer aanmaken per gebruiker.
E-mail disclaimers op basis van condities
Op basis van condities kunt u een specifieke disclaimer toevoegen of weglaten. Voorbeelden van deze condities zijn; per zender, ontvanger, bijlage , aanhef, of een specifiek woord in het onderwerp of inhoud. U kunt in het onderwerp veld interne codes opzetten om een disclaimer toe te voegen of weg te laten. Policy Patrol zal deze code automatisch verwijderen voordat de e-mail verzonden is.
Onderscheid in disclaimer voor interne en externe e-mail.
Met Policy Patrol Disclaimers kunt u onderscheid maken tussen interne en externe e-mail disclaimer. Voor deze optie dient Policy Patrol op een Exchange server 2010, 2007, 2003 of 2000 geïnstalleerd te worden.
Handtekening, huisstijl en disclaimer zichtbaar in de verzonden items
Met Policy Patrol Disclaimers ziet de eindgebruiker de huisstijl en disclaimer in het verzonden bericht. Dit heeft de volgende voordelen; bewijs dat de disclaimer is toegevoegd , u kunt de opmaak van de e-mail controleren en u beschikt over een correct archief.
Automatisch beantwoorden
Met Policy Patrol Disclaimers kunt u automatisch gegenereerde e-mails verzenden van werknemers die afwezig zijn, of niet meer voor het bedrijf werkzaam zijn.
Gedetailleerde controle
Voor elk bericht zal het Policy Patrol spam filter een anti-spam rapport tonen dat u de resultaten laat zien van elke anti-spam check (inclusief woorden, en de score, indien van toepassing). Dit maakt het mogelijk dat u uw spam filter kunt aanpassen aan uw specifieke behoeften en vereisten.
Samenvoeg velden
Indien u vanuit de Active Directory samenvoeg velden gebruikt in de disclaimer of handtekening (zoals gebruikersnaam, telefoonnummer en e-mail adres), kan Policy Patrol individuele handtekeningen en disclaimers toevoegen. Een handige voorbeeld tool, laat u de gebruikers actuele Active Directory informatie zien. Tevens zijn de berichtvelden zoals datum, naam en het e-mail adres van de ontvanger beschikbaar.
Andere handtekening of disclaimers bij beantwoorden
Met Policy Patrol disclaimers kunt u een uitgebreide handtekening toevoegen in de eerste mail (bijvoorbeeld uw complete adres), en bij vervolg mail een verkorte versie van de handtekening (bijvoorbeeld alleen uw naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer).
Visitekaart toevoegen
Met Policy Patrol disclaimers kunt u automatisch uw vCard toevoegen bij uw uitgaande e-mail.
Plaats uw handtekening na de meest recent verstuurde tekst met beantwoorden
Met Policy Patrol Disclaimers kunt u uw handtekening en disclaimer meesturen na de meest recent verstuurde tekst. Dit voorkomt dat alle handtekeningen onderaan de e-mail worden toegevoegd.
Voorkom dubbele disclaimers
Doordat Policy Patrol uw verzonden items doorzoekt, voorkomt het dat er bij beantwoorden of doorsturen meerdere disclaimers worden toegevoegd.
Disclaimers met verwijzing
Met Policy Patrol Disclaimers kunt u disclaimers toevoegen bovenaan de mail welke verwijzen naar een disclaimer onderaan de e-mail. De disclaimer onderaan de e-mail wordt eenmalig toegevoegd, terwijl de disclaimer bovenaan de e-mail telkens bij beantwoorden of doorsturen wordt toegevoegd.
Disclaimers met afbeeldingen, tabellen en opmaak
U kunt afbeeldingen en tabellen toevoegen aan uw handtekening en disclaimer. De opmaak kan gewijzigd worden, zoals o.a. het lettertype, tekengrootte, kleur, vet en onderstreept. Tevens kunt u HTML disclaimers direct toevoegen en ervoor kiezen om de disclaimer als bijlage toe te voegen aan de e-mail in plaats van onder het bericht.
E-mail in huisstijl
Met Policy Patrol Disclaimers kunt u uw uitgaande e-mail opmaken met een HTML sjabloon. Dit geeft uw e-mail een professionele uitstraling, verbeterd de leesbaarheid en het creëert marketing mogelijkheden. Policy Patrol biedt u verschillende voorbeeld sjablonen.
Ondersteuning bij gecodeerde en digitaal getekende e-mails
Met Policy Patrol disclaimers kunt u disclaimers toevoegen of weglaten voor PGP en S/MIME gecodeerde of digitaal getekende e-mail.
Flexibele licensering
Met Policy Patrol Disclaimers heeft u slechts licenties nodig voor het aantal gebruikers van de software. Indien u gaat uitbreiden, dan kunt u altijd extra licenties aanschaffen.
“Wij gebruiken Policy Patrol nu al meerdere jaren, en dit pakket draait non stop. Het voegt disclaimers toe aan iedere e-mail zonder enige moeite. Policy Patrol werkt zo ontzettend stabiel (zelfs tijdens een Exchange migratie) dat wij soms vergeten dat we deze software geïnstalleerd hebben.” '
Anton Preheim - Desktop/Network Technician, North American Membership Group (Minnetonka, Minnesota)
Systeemvereisten
Windows 2000 Professional of (Advanced) Server, Windows XP Professional of Windows Server 2003/2008.
Microsoft Exchange Server 2010, Microsoft Exchange Server 2007, Exchange Server 2003, Exchange Server 2000 of Exchange Server 5.5 (of Windows Small Business Server), Lotus Domino of een andere mail server.
Microsoft .NET Framework 2.0 (Indien u deze niet geïnstalleerd heeft, dan zal Policy Patrol dit automiatisch voor u downloaden).
