Policy Patrol Mail Server Tools - Functies

Voorkom dat er vertrouwelijke e-mail verzonden wordt vanuit de organisatie

Door in de inhoud van bijlagen controle uit te voeren op woorden en file types, kunt u voorkomen dat er vertrouwelijke documenten verzonden worden vanuit uw organisatie. Tevens kunt u met Policy Patrol interne e-mail controleren, zodat vertrouwelijke e-mail niet terecht kan komen bij onbevoegden binnen de organisatie.

Blokkeer illegale of aanstootgevende e-mails binnen uw netwerk

Bescherm uw bedrijf tegen illegale en aanstootgevende e-mail, door middel van e-mail controle alvorens de mail verzonden wordt. Deze automatisch geblokkeerde e-mail met illegale of aanstootgevende woorden kunnen direct doorgestuurd worden aan de manager.

Blokkeert Cc en Bcc massa-mailings

Het komt voor dat medewerkers per abuis e-mailings verzenden aan honderden e-mailadressen van uw klanten in het “AAN of CC” veld. Uw medewerkers zijn altijd slechts 1 klik verwijderd van het verzenden van grote aantallen e-mailadressen. Dit zorgt ervoor dat uw bedrijf kans heeft om juridisch vervolgd te worden op grond van privacy breuk. Policy Patrol kan ervoor zorgen dat het verzenden aan grote aantallen ontvangers geblokkeerd wordt, om juridische vervolging voor te zijn.

Verkrijg inzicht in het gebruik van de mail binnen uw organisatie

Door het controleren van rapportages van de verschillende types en groottes bijlagen, gebruikte regels, en het mailverkeer per gebruiker of domein, kunt u waardevolle informatie inwinnen over hoe uw mail systeem gebruikt wordt, en waar de eventuele haperingen zich bevinden.

Automatische follow up en beantwoorden van e-mail

Met Policy Patrol Mail Server Tools kunt u ervoor zorgen dat er automatisch een antwoord op e-mail verstuurd kan worden binnen een door u bepaald tijdsbestek. U kunt hier denken aan het versturen van een e-mail nadat een potentiele klant informatie heeft gedownload vanaf uw website.

Verzeker u van een veilige werkomgeving

U kunt met Policy Patrol uw werknemers beschermen door e-mail te scannen op aanstootgevende of discriminerende inhoud. De meeste e-mail filters controleren slechts de externe e-mail. Met Policy Patrol kunt u ook de interne e-mail controleren (wanneer Policy Patrol geïnstalleerd is op een Exchange server 2010/2007/2003/2000). Ongepaste e-mails tussen collega's kunnen vervelende situaties opleveren binnen het bedrijf.

Houd e-mail schending bij

Bekijk rapportages om te zien welke gebruikers e-mail regels schenden, en wanneer zij dat doen. Configureer vervolgens regels zodat werknemers en managers bij schending hiervan bericht krijgen. U kunt er optioneel voor kiezen om de werknemers op een waarschuwingslijst te plaatsen.

Bescherm tegen gevaarlijke bijlagen & virussen

Controleer e-mail op gevaarlijke bijlagen en zorg voor het automatisch toevoegen van een waarschuwing aan e-mail waarvan een disclaimer of logo aan toegevoegd is. Gebruik hiervoor de Kaspersky anti-virus module (optioneel), om u te beschermen tegen het ontvangen van virussen. Zelfs indien u reeds een file scanner of e-mail anti-virus oplossing gebruikt, is het alsnog een goed idee om nog een extra beschermings laag op SMTP niveau te hebben om virussen tegen te houden alvorens de mailserver bereikt wordt.

E-mail Backup

Heeft u e-mail back-up nodig? Wilt u verwijderde e-mail terughalen? Met Policy Patrol Mail Server Tools kunt u een e-mail back-up maken naar een Microsoft SQL server database. Hiermee kunt u mail terughalen en weer in uw mailbox plaatsen. Let wel op dat Policy Patrol alleen back-ups maakt vanaf het moment dat het product is geïnstalleerd. Indien u als vereiste heeft om alle e-mails te archiveren, dan heeft u Policy Patrol Archiver nodig.

Compressie op serverniveau

Hetgeen vele netwerken vertraagd, is het vanaf het netwerk verzenden en ontvangen van grote files als bijlage. Met Policy Patrol Mail Server Tools kunt u op server niveau, zonder tussenkomst van de gebruiker bijlagen comprimeren en decomprimeren. Dit heeft als voordeel dat de gebruiker geen moeite en tijd hoeft te besteden aan het openen en sluiten van bestanden.

E-mail beheer

Met Policy Patrol Mail Server Tools kunt u eenvoudig allerlei andere taken vergemakkelijken, zoals het automatisch toevoegen/verwijderen van bijlagen, het comprimeren/decomprimeren van bijlagen, verandering in het “van”/doorsturen “aan”/ adres, het printen van e-mails, een applicatie laten draaien om mail op te maken voor specifieke e-mails, een blinde kopie sturen wanneer een e-mail aan bepaalde condities voldoet, het toevoegen van een X-koptekst, het weglaten van een ontvangst/verzend bewijs en meer.